La gestión de los Interesados o Stakeholders es un componente crucial en la gestión de proyectos, ya que implica identificar, analizar y gestionar a todas las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o verse afectadas por el proyecto. A continuación, detallo un enfoque formal y estructurado para la gestión de los Stakeholders (Interesados) de un proyecto.
Involucrar a las partes interesadas no significa simplemente descubrir lo que quieren e intentar cumplirlo.
Identificación de Stakeholders
Este es el primer paso y consiste en reconocer a todas las partes interesadas del proyecto. Para ello se pueden utilizar diversas herramientas y técnicas como:
Analisis de documentación de Proyecto: Revision de todos los documentos relacionados con el proyecto para identificar Stakeholders potenciales.
Entrevistas y Consultas: Realizar entrevistas con los miembros del equipo y otros Stakeholders conocidos para identificar otros interesados.
Brainstorming: Organizar sesiones de lluvia de ideas con el equipo del proyecto.
Clasificación y Priorización de Stakeholders
Una vez identificados los Stakeholders, es esencial clasificarlos y priorizarlos según su influencia y su interés en el proyecto, herramientas útiles incluyen:
Matriz de Poder /Interés: Esta matriz ayuda a visualizar y categorizar a los Stakeholders según su poder (capacidad de influir en el proyecto) y su interés (nivel de preocupación por el proyecto).
Analisis de Stakeholders
El análisis de Stakeholders implica comprender sus necesidades, expectativas y posibles influencias en el proyecto, Aspectos a considerar:
Interés y expectativas: ¿Que esperan obtener del proyecto?
Nivel de Influencia: ¿Cuánto poder tienen para afectar el proyecto?
Posición respecto al proyecto: ¿Son apoyadores, neutrales u opositores?
Estrategia de Gestión de Stakeholders
Desarrollar estrategias específicas para gestionar las expectativas y la influencia de cada Stakeholder, Esto incluye:
Comunicación: Definir como, cuando y con qué frecuencia se comunicará con cada Stakeholder.
Gestión de Expectativas: Establecer y gestionar expectativas realistas para los Stakeholders.
Compromiso y Participación: Involucrar a los Stakeholders clave en las decisiones y actividades del proyecto.
Implementación de las Estrategias
Llevar las estrategias planificadas. Esto Implica:
Plan de Comunicación: Implementar el plan de comunicación establecido, asegurando que se cumplan las frecuencias y canales definidos.
Interacción constante: Mantener una interacción constante con los Stakeholders para monitorear sus preocupaciones y feedback.
Documentación: Registrar todas las interacciones y cambios en la precepción o influencia de los Stakeholders.
Monitoreo y Control
Finalmente, es crucial monitorear y controlar continuamente las relaciones con los Stakeholders , Esto incluye:
Revisiones Periódicas: Realizar revisiones periódicas del plan de gestión de Stakeholders y ajustarlo según sea necesario.
Indicadores de Desempeño: Utilizar indicadores clave de desempeño (KPIs) para medir la efectividad de la gestión de Stakeholders.
Feedback y Ajuste: Recoger feedback de los Stakeholders y ajustar las estrategias en consecuencia.
Herramientas y Técnicas Adicionales
Software de Gestión de Proyectos: Herramientas como Microsoft Project, Asana, Trello pueden ser útiles para mantener un seguimiento organizado de las comunicaciones y actividades relacionadas con los Stakeholders.
Diagramas de Interés e Influencia: Diagramas visuales que muestran la relación entre los diferentes Stakeholders y el proyecto.
Conclusion:
Implementando estas estrategias y técnicas, podrá atender eficazmente a los Stakeholders, asegurando que sus necesidades y expectativas se alineen con los objetivos del proyecto, lo que contribuirá significativamente al éxito de este.
A cerca del Autor: Alejandro J.Román
Planilla de Gestión de Stakeholders (Interesados)
Esta obra está bajo licencia CC BY-SA 4.0
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