Para elaborar un plan de comunicación del proyecto, es esencial definir como se trasmitirá la información a todos los interesados (Stakeholders) del proyecto, asegurando que sea clara, eficiente y oportuna. Este plan debe incluir los objetivos, el público objetivo, los canales de comunicación, el cronograma, los responsables, y las métricas de evaluación.
Plan de Comunicación del Proyecto
Objetivos del Plan de Comunicación
Informar: Asegurar que todos los interesados (stakeholders) estén al tanto del estado del proyecto, sus avances y posibles Riesgos.
Coordinar: Facilitar la colaboración y alineación de todas las partes involucradas en el proyecto.
Motivar: Mantener el equipo motivado y comprometido con los objetivos del proyecto.
Gestionar expectativas: Garantizar que los Stakeholders tengan expectativas realistas basadas en la información proporcionada.
Público Objetivo
Equipo del Proyecto: Miembros directos que trabajan en el proyecto.
Patrocinadores: Personas que apoyan o financian el proyecto.
Clientes y Usuarios Finales: Aquellos que utilizaran el producto o servicios finales.
Stakeholders Externos: Entidades externas como socios, proveedores, o agencias gubernamentales.
Canales de Comunicación
Reuniones de Equipo: Semanales o quincenales para discutir avances y solucionar problemas
Correos Electrónicos: Para informes periódicos y actualizaciones oficiales.
Herramientas de Gestión de Proyectos: Como Trello, Asana o Microsoft Project para el seguimiento del progreso.
Documentos Compartidos: Uso de las plataformas Google Drive y Sharepoint para que la documentación sea accesible.
Boletines Internos: Comunicaciones periódicas con todos los Stakeholders.
Intranet Corporativa: Portal interno para anuncios y documentos clave.
llamadas y Videoconferencia: Para comunicaciones inmediatas o temas críticos.
Frecuencia de la Comunicación
Diaria: Actualizaciones breves del estado en herramientas de gestión de proyectos.
Semanal: Reuniones de equipo de proyecto, boletines internos.
Mensual: Informe de progreso a patrocinadores y Stakeholders clave.
Ad Hoc: Comunicaciones planificadas en caso de cambios importantes y emergencias.
Responsables de la Comunicación
Project Manager: Responsable de la comunicación estratégica general y de alto nivel.
Gerente de Comunicaciones: Maneja la implementación del plan de comunicación, preparando boletines, informes y coordinación de eventos.
líderes de Equipos: Encargados de informar y coordinar con sus respectivos equipos.
Equipo de Recursos Humanos: Responsable de la comunicación interna con respecto a temas organizativos y motivacionales.
Mensaje Clave
Cada canal de comunicación debe tener un mensaje claro y consistente que refleje el estado del proyecto, próximos pasos, expectativas y cualquier solicitud acción. Los mensajes clave deben ser adaptados a cada grupo de Stakeholders para asegurar la comprensión y alineación.
Cronograma de Comunicación
Métricas de Evaluación
Participación en Reuniones: Porcentaje de asistencia de Stakeholders clave.
Retroalimentación de Stakeholders: Encuestas periódicas para evaluar la efectividad de la comunicación.
Cumplimiento del Cronograma: Monitorear si las comunicaciones se realizan según el cronograma establecido.
Tiempo de Respuesta: Evaluar la rapidez con la que se responden las consultas y solicitudes.
Niveles de Satisfacción: Indicadores de satisfacción del equipo de proyecto y de Stakeholders respecto al flujo de información.
Revisión y Ajustes del Plan
El plan de comunicación debe ser revisado regularmente (al menos una vez al mes o después de cada fase importante del proyecto) para evaluar su efectividad y realizar ajustes según sea necesario. Las retroalimentaciones de los interesados (Stakeholders) deben ser un Input importante para cualquier modificación.
Conclusión
Este esquema proporciona una base sólida para la planificación y gestión de las comunicaciones de un proyecto.
A cerca del Autor: Alejandro J.Román
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Esta obra está bajo licencia CC BY-SA 4.0
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