Claves para la puesta en marcha de una Oficina de Proyectos

Actualizado: 16 abr



Podemos llamarlo PMO , oficina de programas o proyectos, Centro de excelencia , PMO Global etc. Independientemente de su nombre y de su ubicación en el organigrama de la organización, las razones para establecer una Oficina de Gestión de Proyectos o PMO son claras: Por una parte proporcionar y estandarizar las buenas prácticas que brindan un mayor conocimiento y madurez organizacional en la gestión de proyectos con el fin de minimizar proyectos fallidos , entregar proyectos en tiempo y con la calidad deseada, aumentar la productividad.

Sin embargo y como surge , por ejemplo , del estudio Global State of the PMO 2015 (ESI) , hay una falta de convicción en general en las organizaciones empresariales sobre el verdadero valor que aporta una PMO, que se perciben como "Agradables de tener" , en lugar de algo necesario. Las PMO deben justificar su razón de ser a diario. Es un desafío para las organizaciones justificar la inversión en su creación y mantenimiento en términos cuantitativos mensurables.


Las claves del éxito de la PMO :


Beneficios medibles:


Como dice PMI en su White Paper, "la Oficina de Gestión de Proyectos" en sintonía con la estrategia , no solicitamos una PMO solo a los criterios de Gobernanza del proyecto y la custodia de la metodología. Su función proporciona beneficios claros , mensurables y de largo plazo. Repetible y que tambien es capaz de comunicarlos de manera efectiva, hacer visible el valor para toda la organización y obtener soporte ejecutivo a traves del Sponsor. Posibles indicadores o métricas para la PMO: porcentaje de proyectos exitosos, cumplimiento de objetivos estratégicos , logros con los beneficios del proyecto, mejora en las estimaciones , reducción en las desviaciones de tiempo o costos, reducción de errores en el producto final, mejora en la satisfacción del cliente. Etc.

Cualquier medida de valor debe estar en relación con los objetivos estratégicos, lo que da lugar al segundo factor clave de éxito.


Alineación estratégica:


Para que una PMO funcione, por lo tanto , debe estar completamente alineada con la estrategia corporativa. Esto implica entre otras cosas, que no existe una estructura de PMO que funcione de la misma manera para todas las organizaciones. Cada organización, dependiendo de sus objetivos , su cultura , su gente, debe decidir qué enfoque o modelo de PMO se ajusta mejor. En el articulo de Pulso de la profesion en PMI: PMO Frameworks , PMI Noviembre de 2013, ofrece un excelente resumen de los diferentes modelos y funciones de una PMO.

La creación y el papel de la PMO solo existen en la medida en que ayudan y permiten el logro de los objetivos estratégicos. En este sentido, la PMO debe tener un cierto nivel de participación en la creación de la estrategia o planes operativos, mejor si las PMO son funciones importantes en la organización que si fueran meras funciones de apoyo para los proyectos.


Apoyo de la Alta Gerencia:


Es esencial convencer a los líderes de la organización de la necesidad de una PMO , para poder sobrevivir a las dificultades que "Aparecerán ". implica por lo tanto la existencia de una cierta sensibilidad por parte de la administración de los beneficios de la adopción de buenas prácticas (otro factor de éxito que se describe a continuación) y de invertir en el talento necesario.


Comunicación y visibilidad de los resultados:


No se trata solo de ser bueno , sino de verse com tal. La organización en general deberia percibir a la PMO como una ayuda y no como un costo adicional. La PMO tambien actuara como un agente de cambio para el exito de los cambios organizacionales y , por lo tanto , debe desempeñar un papel muy importante como comunicador y enlace entre los diferentes departamentos de la organización.

Los siguientes factores van en línea de dar visibilidad y confianza al resto de la organización con respecto al Rol de la PMO.


PMO como referente en la Dirección de proyectos:


Las personas que forman la PMO deben tener el perfil, la capacitación y el reconocimiento adecuado dentro de la organización. Deben ser la referencia en la gestión de proyectos y contar con una férrea credibilidad.


Gestión del talento:


En coordinación con los recursos humanos, la PMO debe tener un papel activo a la hora de conocer el nivel actual de las personas en la organización involucrada en la dirección de proyectos , establecer planes de desarrollo, capacitaciones y certificaciones.


Alineación con las normas:


La propia organización de la PMO debe predicar con el ejemplo de no reinventar la rueda y basándose en las buenas prácticas aceptadas internacionalmente. Buenas prácticas en gestión de proyectos organizacionales y madurez como : OPM3 ; P3M3 o CMMI.


A cerca del autor: Alejandro J.Román



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